やってみたシリーズ

英語が話せなくても大丈夫!海外からの電話対応の3つのコツ、教えます

突然ですが、あなたは英語の電話、対応できていますか?

 

国際化がどんどん進む中、海外の取引先や営業の電話が増えてきていますね。私も派遣で電話番をするので、実感しています。その割に英語の電話対応が出来る人って、かなり限られている印象。

 

楽〇のように、全社員がTOEIC800点以上が義務とか、外資系ITで英語をバリバリ使うような企業じゃないと、海外展開している企業でも、英語力は・・・って感じではないでしょうか。

 

でも、代表電話の印象ってかなり大事!アタフタしていたら「この会社大丈夫かな・・・」って思われて当然です。

 

かくいう私は中学生レベルの英語ですが、代表電話の対応ぐらいなら何とかなっています(ちなみにTOEICは560点、英検準2級)。外資系コールセンターで働いていたとき、先輩から伝授されたテクを活用してるから。

 

ここでは、その3つのテクニックをご紹介します。(※派遣社員がこれをやると、仕事が増やされる危険性があるので、あえてやらないのも手です)

最初のHELLO?にハローで返さないこと

「はい、○○会社、XX課でございます」

「Hallo?」

「は、ハロー?」

「Oh,This is ABC trade Company.T%#$=#”…」

「(ひいい~~~)」

電話がかかってきて、こちらが名乗ったあと、先方は大体「Hallo?」と控えめに聞いてきます。この返答で、英語が話せそうか判断するためです。

 

ここで、じぶんも「ハロー」と返してしまうと「英語話せる人が出た!」と相手は受け取って、英語でのマシンガントークが始まります。

 

もし、海外に電話をかけたときに、相手が「もしもし」って返して来たら「この人日本語話せるんだ!」って思いませんか?それと同じことです。

 

相手をぬか喜びさせないためにも、英語で対応できる自信がないのであれば「Hallo」とは答えずに、「はい」or「もしもし」と答えたほうがお互いのためです。

日本語話せますか?と聞いてしまう

こっちが「Hallo」と返さなければ、相手は「だれか英語話せる人いますか?」と英語で聞いてくるか、日本語で話し始めます。

 

もし、うっかり「Hallo」で返してしまった場合は、相手が話し終わったタイミングで「すみません…、日本語話せますか?」と聞いてしまいましょう。「すみません」を、ほんとうに申し訳なさそうに言うのがポイントです。

 

ここでいきなり「I’m sorry. I can’t speak English.」と言うと相手からしたら「いや、そのセリフ英語で言ってんじゃん!」ってなります。しかも、結構この英文言い慣れてるせいか、ちょっと発音良かったりすると、相手からしたら『なんで?』ってなる場合も。

 

これも、海外の人が「ワタシ、日本語ハ話セナインデス」と答えているのといっしょ。あんまりいい気分はしませんよね。

 

わたしは英語の「I’m sorry~」の文を、あえて「アイムソーリー…」と片言っぽくいうか、「え~と、ごめんなさい。日本語話せますか?」と返します。そうすると、相手が日本語で話すか、「英語話せる人いますか?」と聞いてきてくれます。

 

ちなみに、これのいいところは「英語が話せない自分」だけが、負い目を負わなくていいこと。相手も日本語話せないんだ、と思えば、いくぶん気楽に対応できるようになります。

全部聞き取ろうとしない

普段の電話対応で、電波が悪かったり、訛りがきつかったり、相手が早口だったりして、聞き返すことありませんか?会社名や商品名なども、耳馴染みがないと聞き取れないですよね。

 

英語の電話対応だって同じ。一回で完璧に理解する必要はなく、どんどん聞き返しちゃえばいいんです。

 

ビジネスに必要なのは名前と連絡先と、要件ぐらい。これを確認してしまえば後は担当へ振ってしまってOK(名指しでの電話でなければ、だいたいは新規営業)

 

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まとめ

この記事では、英語スキルが高くなくても使える、英語での電話対応の3つのコツをご紹介しました。

最初の「HELLO?」に「ハロー」で返さない!

日本語話せますか?と聞いてみる

全部聞き取ろうとしない

印象としては、アジア圏から英語の電話がかかってくることが多いです(業種によりますが)。

 

お互いにネイティブとも限らないので、気負わず、普段の電話対応とおなじように、落ち着いて対応できれば問題ないですよ。これから電話対応が増えるかた、ぜひ実践してみてください。